Pracownia Otwierania Kultury Menu

Tworzenie narzędzi cyfrowych. How to?

16 grudnia 2019
Pracownię Otwierania Kultury
prowadzi Centrum Cyfrowe

Instytucja tworząca narzędzia i projekty cyfrowe powinna zadać sobie pytanie o to, jakim szerszym celom służy wytwarzanie technologii i jak wpływa to na całą instytucję i jej sposoby pracy. Dlatego przy tej okazji mówimy o TRANSFORMACJI CYFROWEJ INSTYTUCJI KULTURY.

Transformacja cyfrowa to proces, którego celem jest taka zmiana sposobu pracy, wyznaczania celów i budowania strategii w oparciu o dane i informację zwrotną od naszych odbiorców, by możliwe było tworzenie atrakcyjnych i wartościowych produktów  cyfrowych. Wartościowych, czyli takich, które w sposób konkretny i bezpośredni wspierają instytucję w realizacji swojej misji.

Nowoczesna instytucja kultury, która świadomie buduje swoją pozycję w oparciu o rozwiązania  cyfrowe, wcale nie musi charakteryzować się dużą liczbą zrealizowanych projektów IT. Musi natomiast wiedzieć po co je robi. To, co faktycznie „transformuje”, to znajomość potrzeb i oczekiwań swoich odbiorców oraz formułowanie celów instytucjonalnych na podstawie tej wiedzy.

Dlatego nasz kurs transformacji cyfrowej dedykujemy instytucjom, które chcą tworzyć narzędzia cyfrowe zakorzenione w strategii instytucji i odpowiadające potrzebom jej odbiorców.

Dobrą praktyką jest powiązanie projektów cyfrowych ze strategią (a zwłaszcza strategią cyfrową, jeśli taka funkcjonuje w instytucji) i tego rodzaju namysł powinien być wstępem do tworzenia narzędzia lub projektu cyfrowego. Poniżej prezentujemy kolejne etapy, przez jakie powinna przejść instytucja, której zależy na tym, by tworzyć technologie w sposób odpowiedzialny, zrównoważony, zgodny z jej misją i uwzględniający specyfikę instytucji i sektora publicznego.

Etap Strategiczny:

wejście: dane na temat instytucji

efekt: wyznaczenie celu, który wpisze się w strategię naszej instytucji

  1. Zdefiniowanie problemu / wyzwania jaki instytucja chce rozwiązać za pomocą narzędzia cyfrowego lub działania z wykorzystaniem nowych technologii. Wstępne zdefiniowanie grupy docelowej
  2. Dlaczego rozwiązanie tego problemu / wyzwania wpisuje się w misję/strategię całej instytucji. Jaki obszar realizacja tego planu wzmacnia?

Etap koncepcyjny 

wejście: poprawnie postawiony problem, cel

efekt: opracowanie działań realizujących cel

Etap strategiczny powinniśmy zamknąć z dobrze sformułowanym problemem i zrozumieniem dlaczego właśnie ten problemem chcemy rozwiązać. Chcemy podkreślić, że etap koncepcyjny otwieramy bez żadnych decyzji na temat rozwiązania. Na tym etapie nie jest przesądzone nawet, czy z naszym problemem będziemy sobie radzić za pomocą technologii cyfrowych.

  1. Zweryfikowanie dlaczego ten problem / wyzwanie warto rozwiązać za pomocą narzędzia cyfrowego. Jaką wartość ma wnieść technologia?
  2. Określenie grupy docelowej
  3. W jaki sposób chcemy ten problem rozwiązać / zmierzyć się z tym wyzwaniem – zbieranie pomysłów. Dobrze, żeby było ich kilka
  4. W jaki sposób dane rozwiązanie wpisuje się w zdefiniowany cel?
  5. Jak dane rozwiązanie wpisuje się w szersze działania instytucji?
  6. Reality check pomysłów w oparciu o zasoby, finanse, termin oraz grupę docelową

Etap projektowy

wejście: kilka pomysłów, założenia rozwiązania

efekt: manifest – wizja i projekt produktu

  1. Desk research – analiza konkurencji, sytuacji na rynku
  2. Sprecyzowanie wizji produktu
  3. Lista funkcjonalności (impact effort matrix)
  4. Proof of concept
  5. Specyfikacja techniczna, wymagania technologiczne, wydajnościowe
  6. Czas trwania / długość życia projektu
  7. Ramowy harmonogram projektu, określenie twardych / niezmiennych kwestii:
    1. Deadline
    2. Budżet
  8. Projekt (key visual)
  9. Sformułowanie manifestu
  10. Architektura informacji / Struktura produktu
  11. Wykonanie klikalnej makiety kluczowych lub problematycznych elementów
  12. Testy makiet lub prototypów z odbiorcami / Fokus z odbiorcami
  13. Reality check (m.in. z grupą docelową)

Etap ofertowy

wejście: manifest – wizja i projekt produktu, specyfikacja, budżet

efekt: wyłoniony zespół wykonujący projekt

  1. Określenie kompetencji zespołu i kogo szukamy na zewnątrz
  2. Spisanie zapytania ofertowego / SIWZ
  3. Określenie budżetu
  4. Zebranie listy rekomendowanych, godnych zaufania wykonawców
  5. Spotkania z oferentami
  6. Ocena ofert
  7. Wybór wykonawcy
  8. Formalności / umowa

Etap wdrożeniowy

wejście: wizja i projekt produktu, specyfikacja, budżet

efekt: produkt

  1. Dyskusja o modelu współpracy
  2. Zawiązanie się Zespołu Projektowego: zespół projektantów (projektant produktu, projektant UX /CX, projektant graficzny) + zespół deweloperski + Product Owner + Project Manager + koordynator projektu ze strony instytucji + koordynator zespołu merytorycznego / odpowiedzialnego za zasoby
  3. Nazwanie kto tak naprawdę podejmuje decyzje po stronie instytucji / analiza interesariuszy
  4. Kick-off meeting zespołu deweloperskiego, potwierdzenie treści manifestu (może coś w trakcie etapu przedwdrożeniowego się zmieni), scharakteryzowanie grupy docelowej przez Product Ownera. Przyjęcie planu wdrożenia + backlogu produktu
  5. Określenie etapów wdrożenia (wartościowych przyrostów)
  6. Cykl wdrożeniowy, który powinien uwzględniać prace merytoryczne
  7. Testy
  8. Weryfikacja zgodności z celami i manifestem
  9. Szkolenie w zakresie działania CMS, produktu / dokumentacja
  10. Wypełnienie treścią (równolegle z innymi pracami)
  11. Start produkcyjny

Podsumowaniem tego etapu powinien być odbiór zleconego zadania.

Etap ewaluacji i rozwoju

Ten etap obejmuje całe “życie projektu” po jego premierze. Jest on nie mniej ważny, niż wszystkie poprzednie, jednocześnie najtrudniej jest uchwycić go w formie konkretnych wskazówek, ponieważ wiele zależy od specyfiki samego projektu/narzędzia. Poniżej prezentujemy działania, które powinny się wydarzać po oddaniu projektu/narzędzia użytkownikom.

  1. Opieka nad produktem
  2. Analityka (statystyki) i śledzenie interakcji użytkowników
  3. Badania użytkowników
  4. Testy
  5. Wnioski – pomysły na rozwój lub zamknięcie
  6. Utrzymanie ciągłości gwarancji

Pracownię Otwierania Kultury
prowadzi Centrum Cyfrowe