Dobre praktyki

Transformator Kultury jest efektem długiej współpracy Pracowni Otwierania Kultury i Superskryptu. W tym miejscu dzielimy się dobrymi praktykami, które pomogą Wam realizować kolejne etapy transformacji cyfrowej. Znajdziecie tutaj też praktyczne wskazówki od osób, które pracują w instytucjach kultury. Powodzenia!

Transformator Kultury – zmniejszamy napięcie

O tym dlaczego powstał Transformator Kultury oraz jak z niego korzystać rozmawialiśmy w trakcie webinaru, który odbyło się 17 czerwca.

Jak pracować z szablonem Persony?

W Pracowni Otwierania Kultury promujemy metodologię opartą na rozwiązaniach zgodnych z podejściem User Centered Design i Design Thinking. Opiera się ono na przekonaniu, że projektowanie narzędzi cyfrowych zaczyna się od określenia kim są nasi odbiorcy i jakie mają potrzeby. Jedną z metod, która pomoże Wam osiagnąć ten cel jest przygotowanie Person. Jak to zrobić, tłumaczy Aleksandra Janus, kierowniczka Pracowni Otwierania Kultury.

Jak pracować z Mapą Empatii?

Narzędzie, które świetnie się sprawdzi jako uzpełnienie ćwiczenia z Personami jest Mapa empatii. Często z niego korzystamy na warsztatach i w pracach nad projektami cyfrowymi. O tym jak to robimy opowiada Aleksandra Janus, kierowniczka Pracowni Otwierania Kultury.

Jak pracować z szablonem Wysiłku i wpływu?

Sposobów na osiągnięcie zamierzonego celu jest więcej niż jeden. Jak dokonać właściwego wyboru? Rozwiązaniem, które sprawdza się w pracy Pracowni Otwierania Kultury jest szablon Wysiłku i wpływu. Pomaga nam przeanalizować nasze pomysły według dwóch kluczowych kryteriów. Po pierwsze, na ile ich wdrożenie jest trudne skomplikowane (wysilek). Po drugie, które z tych pomysłów mają szanse najlepiej zrealizować nasze cele (wpływ). Jak korzystać z szablonu Wysiłku i wpływu tłumaczy Karolina Szczepaniak, mendżerka Projektów IT Pracowni Otwierania Kultury.

Jak pisać User Stories?

User stories to metoda opisywania funkcjonalności narzędzia cyfrowego z perspektywy użytkownika końcowego. Jest ona charakterystyczna dla projektów realizowanych w metodykach zwinnych. Podstawową zaletą user stories jest to, że tak rozpisana specyfikacja będzie zrozumiała zarówno dla programisty jak i osób nietechnicznych. Dzięki temu w pracę nad specyfikacją można włączyć np. osoby odpowiedzialne za merytoryczne treści naszego serwisu. O tym jak przygotować user stories opowiada Karolina Szczepaniak, menadżerka projektów IT.

Jak napisać Manifest?

Manifest pomaga nam doprecyzować i usystematyzować kluczowe założenia projektu. Jest dokumentem, który pomaga nam wyznaczyć kierunek działania i się go trzymać. O tym jak przygotować taki Manifest oraz kiedy należy go zmienić opowiada Krzysztof Urbański.

Krzysztof Urbański: To jest bardzo ważne żeby rzeczy oraz wartości, na których nam zależy podczas realizacji projektu mieć gdzieś spisane. Manifest jest takim odnośnikiem, który może być zmieniany, ale w sposób bardzo świadomy. Gdy przyjdzie nam się zmierzyć z budżetem, harmonogramem wówczas manifest przyda się do tego, żeby móc dobrze ocenić jakie rozwiązanie należy wybrać.

Jakich ofert szukają dostawcy?

Proces ofertowania, szukania dostawcy, formułowania oczekiwań wobec wykonawcy oraz budżetu bywa dużym wyzwaniem dla instytucji kultury. Jak ten proces wygląda z perspektywy dostawców? Tematy, które porusza Piotr Burdyło z Superskryptu w tym filmiku, pomogą Wam lepiej przygotować się do procesu ofertowania.

Piotr Burdyło: Instytucje w procesie ofertowania nie odnoszą się do wielu istotnych kwestii, np. wydajności, czyli ruchu który ten serwis miałby obsługiwać. Istotnym elementem, którego często brakuje w treści oferty jest informacja na temat celu jaki np. portal internetowy ma spełniać. Czy ma tylko prezentować treści? Czy ma spowodować zmianę postrzegania instytucji przez odbiorców? Zachęcić ich do jakiegoś konkretnego działania np. wizyty w muzeum

Wyzwania transformacji cyfrowej

Narodowe Archiwum Cyfrowe  jest urzędem, ale ze względu na charakter swojej działalności, mierzy się z podobnymi wyzwaniami jak instytucje kultury. Malwina Rozwadowska, zastępczyni dyrektora Narodowego Archiwum Cyfrowego, opowiada o wyzwaniach, ale też szansach jakie daje transformacja cyfrowa.

Malwina Rozwadowska: Transformacja cyfrowa pozwala instytucji uczynić swoją ofertę dużo bardziej dostępną. Wiele instytucji obawia się, że gdy w pełni wejdą w ten cyfrowy świat stracą swoją “żywą” publiczność, mniej osób zobaczy ich wystawy, projekty dostępne  “na miejscu”, ale moim zdaniem to nieprawda. Te osoby, które nas odwiedzają, dalej to będą robić. To co możemy zyskać to nowych odbiorców, do których w inny sposób byśmy nie trafili.

5 rad, które warto usłyszeć na początku projektu

Prowadzenia projektów cyfrowych trudno jest nauczyć się z książek. Liczy się praktyka i umiejętność nauki na doświadczeniu – swoim i cudzym. Emilka Bojańczyk graficzka, współzałożycielka agencji digitalowej Superskrypt i studia graficznego Podpunkt, na bazie swojego doświadczenia przygotowała 5 rady, o których powinniście pamiętać na początku Waszego projektu.

Emilka Bojańczyk: Trzeba wychodzić do użytkowników. Zderzać swoje pomysły, pomysły agencji z prawdziwymi ludźmi z krwi i kości. Często brakuje  budżetu, by zatrudnić firmę badawczą i przeprowadzić badania z prawdziwego zdarzenia. Z mojego doświadczenia wynika, że one nie zawsze są potrzebne. Wystarczy znaleźć chociaż 1-2 osoby, nawet w siatce naszych kontaktów, które należą do grupy docelowej projektu – poznać ich potrzeby i zderzyć z nimi pomysł, który wdrażamy. Jeszcze mi się nie zdarzyło, żeby taka rozmowa nie wprowadziła czegoś nowego do wizji projektu i nie spowodowała nawet całkiem idących zmian.

Czy można zaplanować kreowanie pomysłu?

Tworzenie pomysłów można zaplanować, ale trzeba stworzyć do tego odpowiednią przestrzeń. Jak do tego procesu zaangażować wykonawcę? Emilka Bojańczyk,współzałożycielka agencji digitalowej Superskrypt i studia graficznego Podpunkt, podpowiada kilka możliwości.

Emilka Bojańczyk: Czasami wydaje się nam, że instytucja nie chce w pełni nawiązać partnerskiej relacji z wykonawcą i nie darzy go takim zaufaniem, by dopuścić go do procesu generowania rozwiązania problemu. Z naszej perspektywy wygląda to tak, że wydawane są nam powierzchowne instrukcje, które nie pozwalają nam wniknąć do głębi i faktycznie zająć się istotnymi problemami. Często też mamy wrażenie, że nie mamy okazji porozmawiać z osobami, które faktycznie zajmują się rozwiązaniem problemu po stronie instytucji.


Jak poznać swoich odbiorców?

Jako Pracownia Otwierania Kultury zawsze rekomendujemy, by zbierać jak najwięcej informacji na temat naszych odbiorców. Zachęcamy, by przeprowadzać testy, realizować badania publiczności. Co jednak zrobić, gdy brakuje nam budzetu na takie działania? Zachęcamy do wysłuchania praktycznych wskazówek, które przygotowała dla Was Anna Skuratowicz, kordynatorka projektu platforma edukacyjna Teatru Polskiego.

Anna Skuratowicz: Myśleliśmy o konkretnych osobach, które znamy z imienia i nazwiska. Uczestniczą w naszych warsztatach, kursach, są naszymi widzami. Wiedzieliśmy, że będziemy mieli w nich szczerych i dobrych rozmówców do tego, żeby zderzyć nasze pomysły na platformę z rzeczywistością i z ich rzeczywistymi potrzebami. Zorganizowaliśmy wywiady, spotkania, które odbywały się zarówno w teatrze jak i w szkołach. Pytaliśmy o to z kim na co dzień pracują, o ich uczniów, o ich potrzeby. Dzięki temu zrozumieliśmy, że priorytetem dla naszej platformy edukacyjnej  będzie pomóc nauczycielom zrealizować podstawę programową.

Kiedy produkt jest skończony?

Tworzenie rozwiązań cyfrowych ma swoją dynamikę, która różni się od tej od innych działań projektowych realizowanych np. instytucje kultury. Na czym polegają te różnice? Kiedy można uznać projekt cyfrowy za zakończony? O życiu po wdrożeniu narzędzia cyfrowego opowiada Piotr Burdyło współzałożyciel agencji Superskrypt.

Piotr Burdyło: W obszarze projektów IT jest jasne, że moment  kiedy produkt zostaje  udostępniony użytkownikom to  dopiero początek jego rozwoju. Dopiero, gdy konkretny  produkt trafi w do użytkowników, dopiero wtedy wiemy w jaki sposób chcą z niego korzystać, w jaki sposób to rozwiązuje ich problem. Na podstawie tych prawdziwych doświadczeń i jesteśmy w stanie poprawiać ten produkt i rozwinąć do etapu, gdy jest on na tyle dobry, że już nie bardzo mamy pomysł, co jeszcze wartościowego możemy do niego dołożyć.

Od decyzji do wdrożenia

W 2016 roku Narodowe Archiwum Cyfrowe razem z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych podjęło decyzję o realizacji modernizacji portalu www.szukajwarchiwach.gov.pl. Nowa wersja portalu swoją premierę miała w 2019. Jak wyglądał  ten proces? Co okazało się największym wyzwaniem? Swoim doświadczeniem dzieli się Katarzyna Zajkowska, koordynatorka prac nad projektem portalem www.szukajwarchiwach.gov.pl.

Katarzyna Zajkowska: Pierwszym działaniem, które podjęliśmy to były takie dwudniowe, bardzo intensywne warsztaty u nas wewnętrznie w NAC-u. Chodziło o to, żeby się zorientować co my tak naprawdę chcemy zrobić. Jakie mamy możliwości, jakie ograniczenia, ale przede wszystkim zastanowić się do kogo my chcemy się zwrócić. Kto teraz korzysta z naszego zasobu, a kto jeszcze mógłby chcieć skorzystać z niego skorzystać.


Dziękujemy, że wysłuchałeś/wysłuchałaś wszystkich naszych filmików. Mamy nadzieję, że okazały się dla Ciebie przydatne. Jeżeli wciąż masz pytania albo jesteś zainteresowany/zainteresowana współpracą – napisz do nas.

Chcesz być na bieżąco z aktualizacjami Transformatora kultury oraz z działaniami Pracowni Otwierania Kultury? Koniecznie zostaw nam kontakt do siebie.

Klazula Informacyjna
Podanie adresu email oznacza wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji na temat działań Pracowni Otwierania Kultury.
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Centrum Cyfrowe z siedzibą w Warszawie przy ul. Chmielnej 24/2. Twoje dane będą przetwarzane w celu dostarczania treści marketingowych na temat działań Pracowni Otwierania Kultur. Poznaj politykę prywatności Centrum Cyfrowego.