Etap 4 – Organizacja Zespołu i Zamówienia
Opis etapu
Podstawowym zadaniem tego etapu jest skompletowanie zespołu odpowiedzialnego za stworzenie produktu i wykonanie innych zadań projektowych. Prace nad wizją produktu oraz jego szczegółową koncepcją powinny pomóc nam określić, jakie kompetencje mamy w zespole, a jakich musimy poszukać na zewnątrz – u profesjonalnych dostawców. Do większych projektów rekomendujemy zaangażowanie zawodowego kierownika projektów. Wybór dostawców zazwyczaj wiąże się z przeprowadzeniem procesu zamówienia regulowanego prawem zamówień publicznych. Przepisy prawa zamówień publicznych nakładają na zamawiających konkretne obowiązki, przewidując jednak dość szerokie ramy, dopuszczające posługiwanie się elastycznymi, zwinnymi mechanizmami projektowymi. Wymaga to opracowania w odpowiedni sposób dokumentacji przetargowej – w szczególności SIWZ i Opisu Przedmiotu Zamówienia (OPZ).
Niezależnie od trybu, w jakim będzie przeprowadzany wybór dostawcy, konieczne jest przygotowanie odpowiedniej umowy – której wzór stanowi zresztą jeden z kluczowych elementów dokumentacji przetargowej.
Należy zadbać o to, by treść kontraktu była jasna i czytelna dla kluczowych osób zaangażowanych w projekt, a nie tylko dla prawników. Gdy rzeczywistość projektowa mija się z tym, co zostało ustalone w umowie generujemy spór, którego rozstrzygnięcie może okazać się bardzo trudne, a którego istnienie z pewnością negatywnie wpłynie na realizowane przedsięwzięcie. Umowa powinna więc być dostosowana do rzeczywistych reguł współpracy z dostawcą.
Przebieg etapu
Z czym zaczynamy: specyfikacja produktu i zdefiniowane kompetencje potrzebne do realizacji projektu
Efekt: zespół odpowiedzialny za budowę produktu, gotowa dokumentacja przetargowa, podpisane umowy
Uczestnicy: prawnik, lider projektu, product owner, dostawca
Kroki, które pomogą zrealizować etap, to:
– zmapowanie kompetencji, którymi dysponuje instytucja, i określenie tych, których będzie szukać u zewnętrznych dostawców oraz ekspertów;
– dogłębna analiza procesów w instytucji, w tym jej słabych i mocnych punktów;
– wybór i umocowanie liderów, którzy zadbają o przeprowadzenie postępowania „zakupowego”, a następnie o należyte wykonanie umowy;
– wybór ścieżki formalnej, w ramach której zostanie nawiązana współpraca z zewnętrznymi ekspertami oraz dostawcami (przetarg / konkurs ofert / zlecenie na prawach artystycznych / kontynuacja współpracy ze stałym wykonawcą / budowa wewnątrz instytucji);
– przygotowanie dokumentacji przetargowej (zwłaszcza w przypadku zakupu w trybie zamówień publicznych) i umowy;
– przeprowadzenie procedury wyłonienia wykonawców;
– podpisanie umowy.
Podstawowe problemy napotykane w projektach cyfrowych w instytucjach publicznych wynikają z pewnych przyzwyczajeń i obaw utrudniających zaufanie dostawcy i szybkie podejmowanie decyzji. Wobec tego szalenie ważne jest przygotowanie umów z jednej strony odzwierciedlających realne uwarunkowania instytucji, a z drugiej przełamujące jej najważniejsze „blokery”. Przy czym papier przyjmie wszystko – a kluczem okazuje się oddelegowanie odpowiednich liderów dysponujących silnym umocowaniem – wskazanym także w kontrakcie.
Piotr Kaniewski, prawnik obsługujący pierwsze w Polsce wdrożenia informatyczne w trybie zamówień publicznych wykorzystujące elementy metodyk Agile.
Przygotowanie organizacji do projektu
Przeanalizowanie struktury i procesów organizacji pozwoli zidentyfikować jej mocne strony oraz zlokalizować czynniki utrudniające zrealizowanie projektu z sukcesem. Pozwoli też wypracować mechanizm podejmowania decyzji potrzebny do wykonania pracy i do zaprogramowania w umowie; a także zaprojektować zabezpieczenia kontraktowe w zakresie kluczowych obaw i ryzyk.
Przygotowanie dokumentacji przetargowej
Kluczowe znaczenie dla tego etapu ma ocena, czy postępowanie zakupowe będzie odbywać się w reżimie zamówień publicznych. Jeśli nie, można przybrać bardzo elastyczną formułę: optymalnie pozwalającą sprawdzić dostawcę „w boju” (przygotowanie PoC, incepcja, scope’ing, hackathon, itp.) Jeśli tak, konieczny będzie wybór trybu postępowania (determinowany zresztą przepisami) i przygotowanie dokumentacji przetargowej, w tym SIWZ i OPZ. Warto przy tym zwrócić uwagę, że prawo zamówień publicznych przewiduje pewne elastyczne mechanizmy procedury zakupowej, takie jak partnerstwo innowacyjne.
Przy przygotowaniu OPZ ważne jest przyjęcie zwinnego podejścia do sposobu formułowania wymagań. Dobrze, jeśli będą opisane funkcjonalnie, a nie „wykonawczo” (tzn. lepiej napisać „aplikacja będzie dawała użytkownikowi możliwość XYZ”, niż jak konkretnie ma wyglądać struktura tworzonego kodu). Pozostawi to stronom pewną swobodę, którą będzie można wykorzystać na etapie prac projektowych. Elementem OPZ może być zakładany backlog produktu.
Przygotowanie umowy z dostawcą
Umowa powinna odzwierciedlać wybraną metodykę projektową i przyjęte wewnątrz organizacji założenia. Ogólnie rekomendowane jest przyjęcie w niej tzw. czynników zwinności (tj. mechanizmów umownych implementujących założenia Agile). Należą do nich: podział projektu na iteracje, elastyczny mechanizm rozliczeń (na ile prawo zamówień publicznych pozwala), elastyczne procedury zmiany umowy (tu prawo zamówień publicznych daje zaskakującą swobodę), zabezpieczenie dostarczenia odpowiednich kompetencji personelu, zwinne procedury testowo-odbiorowe (oparte np. o mechanizmy Definition of Done i kryteriów akceptacji), jasny i konkretny exit plan – czyli w jakich przypadkach i na jakich zasadach rozwiążemy umowę w sytuacji, gdy nie będziemy zadowoleni ze współpracy z dostawcą.
W umowach dotyczących projektów cyfrowych nie można pominąć także kwestii tak istotnych jak zabezpieczenie transferu praw autorskich lub udzielenia licencji, dostarczenia kodu źródłowego aplikacji oraz odpowiedniej dokumentacji. W innowacyjnych projektach warto też zastanowić się nad dopuszczeniem stosowania oprogramowania open source – co wymaga odpowiedniego zabezpieczenia kontraktowego.
Budżet
Odwieczne pytanie przetargów publicznych brzmi: „ujawniać przewidywany budżet, czy nie”. Nie ma na nie niestety prostej odpowiedzi. Jednak doświadczenia uczą, że przedsięwzięcia, gdzie budżet ujawniono kończą się sukcesem częściej, niż te, gdzie strzeżono go jak najtajniejszej informacji.
Narzędzia i dobre praktyki
Dowiedz się więcej:
AgileByExample 2016: Łukasz Węgrzyn – So far so good… so what? The legal side of Agile.
Opinia prawna w sprawie możliwości i sposobu wykorzystania metodyki agile w projektach informatycznych realizowanych z zastosowaniem ustawy – Prawo zamówień publicznych
