W Pracowni Otwierania Kultury nauczyliśmy się, że kluczem do stworzenia atrakcyjnej aplikacji nie jest np. wielkość budżetu. To co przesądza o sukcesie, to znajomość swoich odbiorców oraz świadomość celu, dla którego to narzędzie się tworzy. Mając tę wiedzę możemy skoncentrować się na budowie jednej lub dwóch kluczowych funkcjonalnościach i czasem to wystarczy, by spełnić założenia projektu. Tak było w przypadku portalu Zapomniane oraz portalu Otwarty Kampus. Budżety obu tych projektów były niewielkie, ale działając zgodnie ze standardami Pracowni Otwierania Kultury udało się stworzyć wartościowe produkty.

Aleksandra Janus, kierowniczka Pracowni Otwierania Kultury

Organizacja kick-off meeting

Cel tego spotkania jest wzajemne poznanie się członków zespołu, upewnienie się, że zakresy odpowiedzialności są zrozumiałe, powtórzenie treści manifestu, a tym samym celów projektu i jego odbiorców tak by były znane i zrozumiałe dla wszystkich osób zaangażowanych w prace. Jest to też moment, w którym należy omówić wcześniej przyjęty harmonogram wdrożenia oraz zakres Backlogu produktu.

Określenie etapów wdrożenia (wartościowych przyrostów)

W tym miejscu nie rozstrzygamy niuansów związanych z konkretnymi metodykami prowadzenia projektów IT. Jednak uważamy, że niezależnie od tego, jakie rozwiązanie technologiczne wdrażamy, w osiągnięciu sukcesu sprawdza się ustawienie takiego planu prac, który pozwala na regularny odbiór i testy kolejnych elementów (przyrostów) składających się na całość projektu.

Testy i odbiór gotowego produktu

Akceptacja kolejnych przyrostów nie jest równoznaczna z odbiorem gotowego produktu. Zanim uznamy prace za skończone i zostanie podpisany protokół odbioru, należy zorganizować testy z grupą docelową. By testy spełniły swoje zadanie na tym etapie powinny mieć określoną metodologię, dlatego warto rozważyć zatrudnienie do tego zadania profesjonalistów odpowiedzialnych za przeprowadzanie badań UX.

Sprawdzone rozwiązania
Emilka Bojańczyk z Superskryptu: Trzeba wychodzić do użytkowników. Zderzać swoje pomysły, pomysły agencji z prawdziwymi ludźmi z krwi i kości. Często brakuje budżetu, by zatrudnić firmę badawczą i przeprowadzić badania z prawdziwego zdarzenia. Z mojego doświadczenia wynika, że one nie zawsze są potrzebne. Wystarczy znaleźć chociaż 1-2 osoby, nawet w siatce naszych kontaktów, które należą do grupy docelowej projektu – poznać ich potrzeby i zderzyć z nimi pomysł, który wdrażamy. Jeszcze mi się nie zdarzyło, żeby taka rozmowa nie wprowadziła czegoś nowego do wizji projektu i nie spowodowała nawet całkiem daleko idących zmian. Pełen komentarz znajdziecie w filmiku ,,5 rad, o których warto pamiętać na początku projektu”.

Szkolenie użytkowników

Nie każde narzędzie cyfrowe wymaga przeszkolenia z jego obsługi, ale na pewno warto to uwzględnić zarówno na poziomie harmonogramu projektu jak i jego budżetu oraz umowy z dostawcą. Należy też pamiętać, że nie zawsze pracownicy instytucji zaangażowani w tworzenie produktu będą tymi samymi, którzy będą go obsługiwać. Oprócz szkolenia warto również poprosić o stworzenie przewodnika/instrukcji po narzędziu cyfrowym.To o co należy też zadbać na koniec projektu, to zebranie i uzupełnienie dokumentacji – bez tego późniejszy rozwój produktu może okazać się bardzo utrudniony.

Początek życia produktu

Start nie będzie możliwy, jeżeli infrastruktura naszej instytucji nie będzie gotowa. Należy więc odpowiednio wcześniej zadbać o takie kwestie jak miejsce na serwerze, wykupienie domeny, migracje danych,  wdrożenie w prace naszego administratora.

Narzędzia i dobre praktyki

Przeczytaj więcej
Nagranie gościnnego wykładu Michaela Petera Edsona o cyfrowej strategii w zmieniającym się świecie.

Zainspiruj się
Portal Mapa Dekalogu – wirtualny spacerownik po Warszawie z filmowego cyklu Krzysztofa Kieślowskiego stworzony przez
Filmoteka Narodowa – Instytut Audiowizualny.
Portal Zapomniane.org stworzony w Pracowni Otwierania Kultury dla Fundacji Zapomniane.
Portal Otwarty Kampus stworzony w Pracowni Otwierania Kultury dla Uniwerystetu Warszawskiego.

Przykład
Kick-off meeting odbył się w ośrodku edukacyjnym dla dzieci i młodzieży słabowidzącej i rozpoczął się od tego, że młodzież przedstawiła swoje dotychczasowe doświadczenia w kontakcie z instytucją i jej zasobami. Następnie lider projektu przeczytał manifest produktu i wyjaśnił elementy, które nie były jasne. Każdy z członków zebrania otrzymał swoją kopie manifestu i podpisał się pod nią.