Etapy image/svg+xml Strategia projektu Wizja produktu Projekt i specyfikacja Budowa Organizacja zespołu i zamówienia Życie po wdrożeniu

Etap 6 – Życie po wdrożeniu

Opis etapu

W przypadku produktów tradycyjnych, takich jak książki, albumy czy wystawy, koszt wprowadzenia nowej, poprawionej wersji jest zwykle bardzo wysoki. Bywa wręcz porównywalny z kosztem stworzenia wersji pierwszej (np. w razie konieczności dodruku albo przebudowy scenografii). W przypadku produktów cyfrowych sytuacja jest inna – można je łatwo i stosunkowo tanio poprawiać również po premierze. Należy zatem tę szansę wykorzystać

Dynamika zmian technologicznych sprawia, że projekty cyfrowe wymagają regularnego rozwoju i aktualizacji – bez tego szybko się starzeją i tracą swój sens. Ponadto, niezależnie od tego, ile testów przeprowadziliśmy wcześniej, bardzo szybko po starcie produkcyjnym pojawiają się sugestie dotyczące rozwoju i koniecznych poprawek. Dlatego bardzo ważne jest to, by uwzględnić ten etap w harmonogramie projektu i podczas kształtowania budżetu.

Przebieg etapu

Z czym zaczynamy: gotowy produkt
Efekt etapu: rozwój i aktualizacja produktu
Uczestnicy: odbiorcy i pracownicy odpowiedzialni za kontakt z odbiorcami, opiekun produktu, dostawca

Kroki, które pomogą zrealizować etap, to:
– wyznaczenie opiekuna produktu;
– aktualizacja produktu;
– zarządzanie gwarancją produktu, naprawa usterek;
– analiza danych na temat zachowań użytkowników;
– tworzenie wizji rozwoju produktu (nowe funkcjonalności);
– wdrożenie wybranych pomysłów;
– działania promocyjne.

Wydaje się, że najlepiej w tym wyścigu radzi sobie ośrodek “Brama Grodzka-Teatr NN”.
Przeglądając jego zasoby można odnieść wrażenie, że na taki scenariusz, z jakim zmagamy się obecnie, instytucja przygotowywana była od lat.
Portal internetowy teatru to nie miejsce na krótką wizytę, ale wielogodzinne spotkanie z dawnym miastem, jego mieszkańcami i najważniejszymi momentami w historii. Ważnym jego rozdziałem jest historia żydowskiego miasta i walka o zachowanie pamięci. (…) Ale nie da się w kilku zdaniach scharakteryzować bogatej zawartości tego miejsca. To niekończąca się sieć linków przerzucających nas na portale o historii, etnografii i współczesności. (…)Trudno o bardziej dokładną antologię Lublina. Co ważne, całość można prześledzić także w języku angielskim.(…)
Ośrodek Brama Grodzka-Teatr NN swoją silną pozycję online zbudował już dawno, dlatego ze spokojem mógł patrzeć na rodzące się w internecie nowe zwyczaje spędzania wolnego czasu.

Gazeta Wyborcza, Luwr, National Gallery of Art za dotknięciem klawisza. A jak lubelska kultura radzi sobie w trybie online?

Opiekun projektu

Kto w zespole będzie odpowiedzialny za utrzymanie wdrożonego produktu w satysfakcjonującej formie? Zadania, za które może odpowiadać opiekun to nie tylko obowiązek regularnego aktualizowania oprogramowania, ale również treści i zasobów oraz zbieranie informacji zwrotnych od użytkowników.

Informacja zwrotna od użytkowników

Jest kilka źródeł, z których możemy czerpać wiedzę na temat tego czy i w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszego narzędzia i co o nim myślą. Po pierwsze, ogólnego obrazu sytuacji dostarczą nam różnego rodzaju statystyki – liczba pobrań aplikacji, czas jaki nasi użytkownicy spędzają na stronie, liczba kliknięć w różne zakładki. Po drugie możemy naszych odbiorców zapytać wprost o różne rzeczy np. formie ankiety.

Zmiana to nie błąd

Dzięki testom, kontakcie z użytkownikami możemy dalej rozwijać nasz produkt. By było to możliwe, już na etapie tworzenia budżetu musimy zarezerwować na ten cel odpowiednie środki. Ważne jest, żeby nie traktować sytuacji, w której coś należy zmienić w produkcie jako błędu. Ciągła zmiana i ewolucja są charakterystyczne dla projektów IT:

W obszarze projektów IT jest jasne, że moment  kiedy produkt zostaje  udostępniony użytkownikom to  dopiero początek jego rozwoju. Dopiero, gdy konkretny  produkt trafi w do użytkowników, dopiero wtedy wiemy w jaki sposób chcą z niego korzystać, w jaki sposób to rozwiązuje ich problem. Na podstawie tych prawdziwych doświadczeń i jesteśmy w stanie poprawiać ten produkt i rozwinąć do etapu, gdy jest on na tyle dobry, że już nie bardzo mamy pomysł, co jeszcze wartościowego możemy do niego dołożyć.

Pełen komentarz Piotra Burdyło z Superskryptu dostępny jest w tym filmiku ,,Kiedy projekt cyfrowy jest skończony?“.

Współpraca z dostawcą

By zagwarantować utrzymanie naszego narzędzia cyfrowego kluczowe jest zaplanowanie i ułożenie współpracy z dostawcą. W jakich sytuacjach i na jakich zasadach możemy liczyć na jego wsparcie? Jakiego rodzaju błędy objęte są gwarancją? Do kogo możemy zadzwonić, gdy system przestanie działać? 

By dalszy rozwój naszego produktu był możliwy i nie był uzależniony od jednego dostawcy, konieczne jest na poziomie umowy oraz przekazanej dokumentacji zadbać o takie elementy jak:

  • przekazanie wszelkich praw autorskich do narzędzia na rzecz instytucji
  • dokumentacja kodu
  • okres i zakres gwarancji
  • dokumentacja architektury aplikacji (baza danych, system CMS)
  • jasne zasady obsługi błędów

Sprawdzone rozwiązanie
Łukasz Kowalski, koordynator działu Laboratorium Nowe Media w Ośrodku “Brama Grodzka – Teatr NN”: Jednym z kluczowych elementów warunkujących utrzymanie aplikacji jest poziom wiedzy technologicznej w organizacji i w jej rozwój należy inwestować, jeżeli faktycznie chcemy przejść proces transformacji cyfrowej. Do zarządzania i udostępniania wiedzy / podstawowych zasobów korzystamy ze stabilnych platform posiadających API (perspektywa 5 – 10 lat). Jeśli nie posiadamy zasobów umożliwiających wdrożenie tego typu platformy współpracujmy z większą instytucją. Założenia, na których chcemy budować i rozwijać stabline i podlegające naszej kontroli rozwiązania cyfrowe powinny zostać zapisane w dokumentach związanych z organizacją systemu informatycznego.

Narzędzia i dobre praktyki

Zainspiruj się
Portal ,,Ośrodka Brama Grodzka – Teatr NN
Portal ,,Delet“, który udostępnia w formie cyfrowej najcenniejszych zbiorów znajdujących się w posiadaniu SŻIHŻIH

Przykład
Minęły dwa tygodnie od premiery aplikacji, gdy opiekun aplikacji zauważył coś niepokojącego w statystykach – liczba pobrań była satysfakcjonująca, ale dalsza analiza pokazywała, że aplikacja była bardzo szybko usuwana z telefonu. Dzięki testom i kontakcie z odbiorcami okazało się, że zajmuje zbyt dużo pamięci telefonu. Wprowadzono poprawkę, która to poprawiła i zoptymalizowała działanie aplikacji.