Etapy image/svg+xml Strategia projektu Wizja produktu Projekt i specyfikacja Budowa Organizacja zespołu i zamówienia Życie po wdrożeniu

Etap 2 – Wizja Produktu

Opis etapu

Mając dobrze zdefiniowany cel, możemy przystąpić do szukania rozwiązań. Zwykle istnieje więcej niż jeden sposób jego realizacji – a doświadczenie pokazuje, że łatwiej dokonać właściwego wyboru na podstawie analizy kilku możliwości. Dlatego na tym etapie zadaniem lidera projektu i ew. zespołu jest opracowanie kilku propozycji działań. Warto pamiętać, że stworzenie nowego produktu cyfrowego jest tylko jedną z możliwości; często cele można zrealizować w inny sposób. Każda propozycja powinna zostać krótko opisana z uwzględnieniem planu działania, szacowanego czasu trwania, kosztu i kluczowych ryzyk. Decyzja o wyborze konkretnego rozwiązania należy zwykle do osób zarządzających instytucją. Zadaniem lidera projektu jest przygotowanie dla nich stosownych rekomendacji.

Przebieg etapu

Z czym zaczynamy: jasno zdefiniowany cel, lider projektu
Efekt etapu: pomysły na realizację celu, oszacowanie kosztów i wyzwań związanych z realizacją poszczególnych pomysłów
Uczestnicy: dyrekcja, pracownicy instytucji, zewnętrzni eksperci

Kroki, które pomogą zrealizować etap, to:
– zebranie zespołu kreatywnego;
– wytworzenie pomysłów i zderzenie ich z krytyką;
– weryfikacja i preselekcja pomysłów na podstawie budżetu, wpływu na osiągnięcie celu, potrzeb grup docelowych;
– opracowanie wizji produktu dla wybranych pomysłów, które zostaną przedstawione osobom decyzyjnym w projekcie, np. dyrekcji.

Wówczas ograniczenia technologiczne spowodowały, że transmisja nie docierała na cały świat i była dostępna jedynie na komputerach stacjonarnych. Fakt, że bez żadnej promocji po kilku godzinach transmisję oglądały tysiące osób, które śledziły potem cały konkurs, jasno pokazał, że w technologii drzemie duży potencjał. To wtedy – w 2010 roku – zrodził się pomysł, żeby następny konkurs udostępniać przez dedykowaną aplikację.

Artur Szklener, Narodowy Instytut Fryderyka Chopina

Aplikację uruchomiono w trakcie XVII edycji Międzynarodowego Konkursu Pianistycznego im. Fryderyka Chopina w 2015 r. O tym, w jaki sposób projekt był rozwijany i jakie wyzwania towarzyszyły jego twórcom, można przeczytać w raporcie Kultura, biznes, aplikacje. Historia sukcesu polskich aplikacji i gier mobilnych.

Proces kreatywny

Znamy nasze wyzwania; wiemy, jaką zmianę chcemy przeprowadzić i do jakiej grupy dotrzeć – możemy zatem zaplanować proces kreatywny. W zależności od zasobów finansowych, którymi dysponujemy, możemy np. zaprosić do współpracy agencję kreatywną i zlecić jej wypracowanie rozwiązań. Inną możliwością są działania w formule hackathonu (interdyscyplinarne drużyny przez dwa dni intensywnie pracują nad projektowaniem rozwiązań, z których później wybierane są najlepsze). Pomocne mogą się też okazać warsztaty z przedstawicielami naszej grupy docelowej oraz z zewnętrznymi wykonawcami.

Sprawdzone rozwiązania
W Pracowni Otwierania Kultury o procesie kreatywnym wiele nauczyły nas prace nad portalem Szlaki Tułaczy. W przypadku narzędzi cyfrowych, których celem jest prezentacja treści naukowych oraz źródeł archiwalnych, ważne jest nie tylko, by w etapie tworzenia wizji produktu brały udział osoby odpowiedzialne merytorycznie. Jeżeli to możliwe, warto zaangażować… same materiały. Nasze doświadczenie pokazuje, że możliwość zapoznania się z analogową wersją źródeł, które mają być wykorzystane w danym medium, pozwala na wytworzenie ciekawszych i lepiej dopasowanych pomysłów. Dzięki temu unikniemy też tworzenia wizji produktu na błędnych założeniach (np. sugerując się wyłącznie jakością dostępnych zdjęć).

Selekcja pomysłów

W selekcji pomoże nam określenie istotnych kryteriów wyboru, takich jak np. innowacyjność, możliwość osiągnięcia pożądanej zmiany, ale także poziom trudności realizacji. W procesie selekcji możemy sięgnąć po szablon Wysiłek i wpływ, który pomoże uporządkować pomysły według dwóch istotnych kryteriów: wpływu na osiągnięcie określonego celu oraz wysiłku (np. finansowego, czasowego) niezbędnego do realizacji pomysłu. Na etapie podsumowania wyników selekcji pomysłów konieczne może być zaangażowanie dyrekcji lub osoby odpowiedzialnej za podejmowanie kluczowych decyzji w instytucji.

Sprawdzone rozwiązania
Pracownia Otwierania Kultury we współpracy z czterema instytucjami kultury zorganizowała cykl warsztatów, w ramach których powstały cztery pomysły na narzędzia cyfrowe. Dalej mogliśmy rozwijać tylko dwa – jak je wybraliśmy? Zorganizowaliśmy głosowanie, w którym wzięli udział internauci oraz zaproszeni przez nas eksperci.

Weryfikacja budżetu

Ramowy budżet powinien zostać określony na wcześniejszym etapie. To istotne, czy szukamy rozwiązania za 10 tys., za 100 tys. czy za milion złotych – dlatego w procesie formułowania i weryfikowania pomysłów należy uwzględnić dostępne środki. Podczas selekcji pomysłów możemy dokonać bardziej szczegółowych szacunków, tak by ostatecznie zdecydować się nie tylko na skuteczne rozwiązanie, ale również na takie, które jest dla nas atrakcyjne pod względem ekonomicznym.

Manifest

Opracowanie wizji produktu może przybrać formę manifestu. Manifest to krótki dokument, który zbiera najważniejsze założenie projektu: po co i dla kogo to robimy. Jest rodzajem kompasu, który pomaga poprowadzić nasze działania we właściwym kierunku. To bardzo ważne, żeby rzeczy oraz wartości, na których nam zależy podczas realizacji projektu, mieć gdzieś spisane. Manifest jest takim odnośnikiem, który może być zmieniany, ale w sposób bardzo świadomy. Gdy przyjdzie nam się zmierzyć z budżetem, harmonogramem, wówczas manifest przyda się do tego, żeby dobrze ocenić, które rozwiązanie należy wybrać – pełen komentarz naszego eksperta Krzysztofa Urbańskiego na temat tworzenia manifestu znajdziecie w tym filmiku

Narzędzia i dobre praktyki

Zainspiruj się
Jak zrobić hackathon w Muzeum? Nowe technologie i biznes w murach Muzeum Narodowego w Warszawie.

Przykład
Dzięki wsparciu pracowników ośrodka edukacyjnego dla dzieci i młodzieży słabowidzącej nasza instytucja dobrze poznała potrzeby i oczekiwania swojej grupy odbiorców. Do procesu kreatywnego zaprosiła ekspertów, którzy na co dzień pracują w ośrodku, osoby, które już wcześniej realizowały projekty cyfrowe dla instytucji, oraz facylitatora, który pomógł zaprojektować warsztat. Powstały cztery projekty rozwiązań technologicznych. W wyniku konsultacji z młodzieżą oraz po wstępnej weryfikacji budżetu zdecydowano się rozwijać projekt aplikacji mobilnej.