Etapy image/svg+xml Strategia projektu Wizja produktu Projekt i specyfikacja Budowa Organizacja zespołu i zamówienia Życie po wdrożeniu

Etap 1 – Strategia Projektu

Opis etapu

O początku projektu możemy mówić, kiedy jeden z pracowników instytucji kultury lub cały zespół otrzymuje (zazwyczaj od bezpośrednich przełożonych lub osób zarządzających placówką) zadanie do zrealizowania. Często jest ono sformułowane bardzo ogólnie lub nieprecyzyjnie, a przecież jednym z podstawowych elementów przyczyniających się do sukcesu projektu jest dobre zrozumienie jego założeń oraz ustalenie celów, którym służy. Właśnie temu poświęcony jest etap 1 – Strategia projektu.

Stworzenie aplikacji, strony internetowej czy innego rozwiązania cyfrowego nie powinno być celem samym w sobie – to jedynie narzędzie, które umożliwia jego osiągnięcie. Czasem, aby osiągnąć cel, nie trzeba tworzyć żadnego narzędzia cyfrowego. Dlatego na tym etapie koncentrujemy się na określeniu kontekstu projektu i jego ograniczeń oraz przede wszystkim: na doprecyzowaniu oczekiwań interesariuszy i sponsora projektu.

Strategia projektu oraz jego cele powinny być spójne z misją i strategią instytucji. Bez uwzględnienia wszystkich wyzwań, z którymi mierzy się nasza organizacja, ryzykujemy, że stworzony przez nas produkt – mimo swojej atrakcyjności – nie wywrze znaczącego wpływu na rozwój instytucji.

Przebieg etapu

Z czym zaczynamy: strategia i misja całej instytucji
Efekt etapu: cel projektu, osoba odpowiedzialna za projekt, strategia projektu
Uczestnicy: dyrekcja, pracownicy mający kontakt z publicznością, kierownicy tych działów, których projekt może dotyczyć

Kroki, które pomogą zrealizować etap, to:
– określenie kontekstu projektu;
– zdefiniowanie celu projektu;
– zdefiniowanie kryteriów sukcesu projektu;
– zebranie i analiza jak największej liczby informacji na temat grup odbiorców;
– określenie ramowego budżetu projektu;
– zdefiniowanie ograniczeń;
– analiza możliwości promocyjnych.

Pierwszym działaniem, które podjęliśmy to były takie dwudniowe, bardzo intensywne warsztaty u nas wewnętrznie w NAC-u. Chodziło o to, żeby się zorientować co my tak naprawdę chcemy zrobić. Jakie mamy możliwości, jakie ograniczenia, ale przede wszystkim zastanowić się do kogo my chcemy się zwrócić. Kto teraz korzysta z naszego zasobu, a kto jeszcze mógłby chcieć skorzystać z niego skorzystać. Katarzyna Zajkowska, Narodowe Archiwum Cyfrowe

Kontekst i cel projektu

Kontekst projektu jest związany przede wszystkim z celami i misją naszej instytucji. Jakie wyzwania sobie ona stawia? Jaki jest ich priorytet? To kwestie, które powinniśmy wziąć pod uwagę przy formułowaniu celu projektu. Zmianę, którą chcemy przeprowadzić, możemy określić za pomocą kryteriów sukcesu: to dzięki nim będziemy wiedzieć, że nasz projekt się udał.

Ograniczenia, które należy uwzględnić, to nie tylko budżet. Mogą one wynikać z harmonogramu działań instytucji czy jej zasobów. W ich analizie pomaga ewaluacja wcześniejszych projektów – zarówno tych zakończonych sukcesem, jak i tych, w których coś poszło nie tak.

Odbiorcy

Niezależnie od tego, czy realizujemy bardzo złożony projekt, czy po prostu chcemy stworzyć nową stronę naszej instytucji, musimy dobrze poznać osoby, do których mamy zamiar dotrzeć. Na tym etapie zadaniem do zrealizowania będzie zebranie jak największej liczby informacji na temat odbiorców. Pierwszym krokiem może być przeprowadzenie badania publiczności. Jeżeli budżet jest ograniczony i nie pozwala na profesjonalne badania, to choć spotkajmy się z osobami, które reprezentują naszą grupę docelową. Takie rozmowy pomogą nam spojrzeć na projekt z zupełnie innej perspektywy i otworzą nas na nowe działania.

Sprawdzone rozwiązania
Aleksandra Janus: Odkąd muzea i inne instytucje kultury zaczęły w swojej działalności programowej w coraz większym stopniu uwzględniać potrzeby odbiorców – zakładając, że ta działalność będzie przez nich współtworzona (w ramach tzw. modeli partycypacyjnych) – coraz istotniejsze staje się pozyskiwanie i gromadzenie wiedzy na temat publiczności. Badania odgrywają tu bardzo ważną rolę.

Narzędziami, które pomogą nam pogłębić charakterystykę naszych grup docelowych, są szablony Persona oraz Mapa empatii. Wykorzystujemy je w pracy warsztatowej, by zebrać wyobrażenia oraz opinie na temat wybranej grupy docelowej. Pytania w nich zamieszczone pomagają zrozumieć perspektywę osób, do których chcemy trafić. Warto przygotować kilka takich szablonów, a pracę z nimi zorganizować w interdyscyplinarnych zespołach, złożonych z pracowników mających różne doświadczenie w kontakcie z publicznością. Więcej informacji o metodzie pracy z matrycą Persona oraz Mapa empatii znajdziesz w naszych filmikach instruktażowych.

Analiza możliwości promocyjnych

Planowanie działań promocyjnych powinno być procesem równoległym do pozostałych działań projektowych – a nie etapem, który je zamyka.

Sprawdzone rozwiązanie

Emilka Bojańczyk z Superskryptu, o pracach przy projekcie
Katyń Pro Memoria: Już na etapie definiowania celu osoba odpowiedzialna za promocję całego projektu sygnalizowała możliwość zaangażowania popularnych aktorów do nagrania materiałów audio. Świadomość, że taki materiał powstanie i będzie wykorzystywany w działaniach promocyjnych, bardzo pomagała w planowaniu kolejnych etapów i zakresu dalszych zadań.

Narzędzia i dobre praktyki

Zainspiruj się
Portal Szukaj w Archiwach stworzony przez Narodowe Archiwum Cyfrowe.
Projekt Katyń Pro Memoria stworzony przez Centrum Polsko-Rosyjskiego Dialogu i Porozumienia

Przykład
Wartości ważne dla naszej instytucji to otwartość i dostępność. Wyzwanie, z jakim się mierzymy, to zwiększenie dostępności zasobów instytucji dla osób z niepełnosprawnościami. Zostało ono sformułowane m.in. na podstawie badań publiczności. Za cel postawiliśmy sobie stworzenie narzędzia cyfrowego, dzięki któremu nasza instytucja stanie się bardziej otwarta dla osób niedowidzących. Wybór tej grupy wynikał z faktu, że w pobliżu działa ośrodek edukacyjny dla dzieci i młodzieży słabowidzącej – doskonały partner do realizacji naszych działań strategicznych.


Od decyzji do wdrożenia – o pracach nad portalem Szukaj w Archiwach opowiada Katarzyna Zajkowska, kierowniczka projektu.